Reglamento General ACES América

Este Reglamento constituye el marco legal de referencia para los miembros de los Comités de Evaluación de ACES y los representantes de las ciudades que presenten su candidatura a cualquiera de los premios. Pretenden servir de guía para los miembros de los Comités de Evaluación, las ciudades participantes y cualquier persona interesada en conocer el proceso de selección de Capital/Comunidad-Isla/Ciudad/Municipio Región Americana del Deporte.

Importante: requisitos específicos para la Comunidad americana/Ciudad/Municipio/Región del Deporte:

El presente Reglamento establece las normas aplicables a los premios de Capital Americana/Comunidad-Isla/Ciudad/Municipio/Región del Deporte. Cada uno de los artículos se refiere, por defecto, a los premios de Capital Americana del Deporte. No obstante, en aquellos artículos en los que exista alguna particularidad para los premios Comunidad Americana-Isla/Ciudad/Municipio/Región Americana del Deporte, se destacan los requisitos para estos premios. En el Anexo VIII se muestra un cuadro resumen con las principales diferencias entre los premios.

ACES se compromete a desarrollar sus actividades de forma clara y responsable, ejerciendo en todo momento transparencia y diligencia, respetando las leyes de protección de datos vigentes en cada país y facilitando información veraz a los siguientes destinatarios:

a) Las autoridades públicas. b) Miembros de los Comités de Evaluación. c) La sociedad en general, tanto en calidad de receptora como beneficiaria de las actividades de ACES.

ACES América mantendrá informadas a las partes interesadas sobre sus actividades a través de su sitio web, al que cargará periódicamente información sobre eventos, iniciativas, acuerdos, actividades y otra información relevante relacionada con su actividad. El presente Reglamento estará a disposición del público para su consulta para cualquier persona que pueda ser de su interés. El idioma oficial de ACES América será indistintamente el español y el inglés, por lo que toda la documentación, información o comunicaciones oficiales se podrán realizar en ambos idiomas.

Normativa aplicable al proceso de selección de Capital/Región*/Ciudad/Municipio Americano del Deporte. *Región, Estado, Provincia dependiendo de la denominación legal utilizada en cada país.

1. Todas las personas que formen parte de los Comités de Evaluación de los municipios que presenten su candidatura a alguno de los galardones concedidos por ACES América deben tener conocimiento explícito y formalmente declarado de este Reglamento.

2. La adhesión a este Reglamento implicará el cumplimiento de todos los apartados incluidos en el mismo, y su conocimiento quedará registrado por cada miembro del equipo de evaluación mediante la firma del formulario incluido en el Anexo III de este documento, de cumplimiento del código de ética del evaluador y declaración de ausencia de conflicto de interés respectivamente.

El proceso de votación es el acto con el que concluyen las visitas y por el que se deciden qué municipios son galardonados. La importancia de este hecho hace que sea necesario desarrollar una normativa independiente que lo regule. El Anexo II de este Reglamento ofrece una explicación detallada del proceso de votación, y está disponible para su consulta pública cuando las partes interesadas lo estimen oportuno. Deberá ser conocido por todos los miembros de los Comités de Evaluación.

Los criterios de elegibilidad de ACES América proporcionan la base para evaluar a los candidatos a Capital Americana/Comunidad-Isla/Ciudad/Municipio/Región del Deporte. Los miembros del Comité de Evaluación evalúan las ciudades que visitan en función de su grado de cumplimiento de estos criterios. Estos doce criterios abordan todos los aspectos del deporte en las ciudades. Están disponibles para consulta pública a cualquier interesado como Anexo VII de este Reglamento.

En caso de que el presente Reglamento necesite adaptar parte de sus contenidos a los requerimientos del proceso de elección de la Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte, las modificaciones serán incorporadas por la Junta Directiva de ACES indicando los cambios realizados y la fecha de los mismos.

1. Número de miembros del Comité de Evaluación. Los Comités de Evaluación de las ciudades candidatas a Capital Americana del Deporte estarán compuestos por un mínimo de 5 y un máximo de 9 miembros.

Requisitos específicos para Comunidades / Ciudades / Municipios / Regiones / Islas:

• 1b. Para la evaluación de Comunidades-Isla, los comités de evaluación estarán compuestos por un mínimo de 3 y un máximo de 6 miembros.
• 1c. Para la evaluación de Ciudades, los comités de evaluación estarán compuestos por un mínimo de 3 y un máximo de 6 miembros.
• 1d. Para la evaluación de los municipios, los comités de evaluación estarán integrados por un mínimo de 3 y un máximo de 5 miembros.
• 1e. Para la evaluación de Regiones, los comités de evaluación estarán compuestos por un mínimo de 5 y un máximo de 7 miembros.

Miembros de los Comités de Evaluación de dos ciudades que compiten por el galardón de Capital Americana del Deporte. Los Comités de Evaluación de las ciudades que compitan por la obtención del galardón de Capital Americana del Deporte para un mismo año tendrán al menos un 40% de miembros que participen en ambas visitas a las ciudades competidoras con el objeto de lograr la mayor homogeneidad y objetividad en las puntuaciones otorgadas.

Cuando concurran dos candidaturas a un mismo galardón distinto del de Capital, al menos el 50 % de los miembros del Comité de Evaluación participará en ambas visitas.

Los miembros del Comité de Evaluación deben tener experiencia comprobada en el campo del deporte, ya sea en el ámbito público o en la empresa privada. Esta experiencia podrá acreditarse mediante la experiencia profesional en un cargo público en ayuntamientos u otros organismos públicos o privados nacionales o internacionales, la pertenencia a asociaciones vinculadas al mundo del deporte, la participación profesional en empresas relacionadas con el deporte, o el ejercicio profesional de una disciplina deportiva, en la actualidad o en el pasado.

La selección de los miembros del Comité de Evaluación la llevará a cabo la Junta Directiva de ACES América en base a los criterios que estime más adecuados, buscando la diversidad de perfiles y evitando que surjan conflictos de interés. De esta manera se fortalece la objetividad del proceso de evaluación.

1. Para poder ejercer su derecho al voto, cada miembro del Comité de Evaluación deberá estar libre de cualquier conflicto de interés de los incluidos en el artículo 12 y otros artículos de este Reglamento.

2. Ejercer el derecho de voto requiere tener conocimiento pleno de lo que se está evaluando. Por ello, para que un miembro del Comité pueda ejercer su derecho al voto deberá estar presente en la totalidad de los actos celebrados de las visitas a ciudades candidatas a Capital Americana del Deporte. El contenido de las visitas a las ciudades candidatas se especifica en el Anexo I de este Reglamento.

1. Los miembros del Comité de Evaluación deberán actuar con lealtad en el desempeño de sus funciones, guiándose únicamente por el propósito y objetivos que implica ser miembro del Comité, que no es otro que seleccionar al municipio que presente los méritos suficientes para ser galardonado con el premio a la Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte, procurando evitar en todo momento aquellas situaciones que pudieran implicar un conflicto de interés.

2. Los miembros del Comité de Evaluación tendrán prohibido en todo momento hacer uso de su condición para obtener beneficios personales ajenos más allá de sus funciones como miembro del Comité de Evaluación.

3. Puede existir conflicto de interés cuando un miembro del Comité de Evaluación, en el momento de ejercer su derecho al voto como tal, es decir, mediante la asignación de una calificación al municipio candidato pueda tener algún tipo de relación, bien de índole personal o patrimonial que pudiera influir de alguna manera en su objetividad.

4. Constituye una situación susceptible de generar un conflicto de interés la entrega de obsequios, regalos, servicios u otros beneficios cualesquiera procedentes de cualquier persona o institución relacionada directa o indirectamente con el municipio que presente su candidatura, y que pudiera comprometer la objetividad de alguno de los miembros del Comité de Evaluación. Los miembros del Comité de Evaluación no podrán aceptar regalos procedentes de la ciudad candidata salvo detalles de mera cortesía institucional.

5. Otras situaciones que pueden ser motivo de generar un conflicto de interés son las siguientes:

• a) Tener la misma vecindad o región que la ciudad evaluada.
• b) Pertenecer a una delegación de ACES América en la que se inscriba la ciudad evaluada, independientemente de la nacionalidad de la ciudad candidata.
• c) Tener algún interés económico o personal más allá de la relación que pueda haber a través de ACES América.

Requisitos específicos para Comunidades/Ciudades/Municipios/Regiones para el artículo 12.5: En el caso de los Comités de Evaluación para Comunidades-Islas/Ciudades/Municipios/Regiones que tengan la misma nacionalidad que el municipio evaluado no se considera conflicto de interés.

En caso de conflicto de interés*, el miembro del Comité de Evaluación el afectado tiene el deber de comunicar dicha circunstancia a la Junta Directiva de ACES América y abstenerse en todo momento de intervenir o participar, directa o indirectamente, en los acuerdos o decisiones adoptados por ésta, especialmente en lo referente al proceso de votación del municipio candidato.

* Un conflicto de interés personal es una situación en que los intereses privados de una persona, como relaciones profesionales externas o activos financieros personales, interfieren o puede entenderse que interfieren con el cumplimiento de las funciones como miembro del Comité de Evaluación.

1. Los miembros del Comité de Evaluación deberán en todo momento mantener normas de prudencia acordes con su papel en relación con el deber de secreto y discreción. Por ello, se exigirá que en todo momento guarden secreto de las deliberaciones u opiniones propias o ajenas que tengan lugar durante el proceso de evaluación de la ciudad candidata.

2. El deber de secreto y discreción deberá mantenerse incluso después de haber concluido el proceso de evaluación de las ciudades candidatas y haber sido concedido el galardón. También deberá mantenerse el deber de secreto y discreción aunque un miembro del Comité cese su relación con ACES América.

La presentación de una candidatura a Capital American del Deporte seguirá los siguientes pasos:

1. Envío de la carta del alcalde/sa del municipio, con su escrito de presentación de la candidatura a Capital Americana del Deporte. El plazo para el envío de esta carta comienza el día siguiente a la entrega de premios en Bruselas, en noviembre del segundo año anterior al año para el que se presenta la solicitud, y finaliza el 30 de marzo del año de candidatura anterior. Podrá haber un máximo de cinco candidatos, cuya admisión se determinará por orden de recepción de la carta del alcalde/sa.

2. Desde el 1 de abril hasta el 30 de junio, las ciudades candidatas deberán elaborar el expediente de candidatura (ver Anexo VI, guía para el desarrollo del expediente de licitación). Debe ser entregado a ACES antes del 30 de junio.

3. En base a la calidad percibida del expediente de candidatura de la candidatura, ACES a través de un tercero independiente, decidirá qué dos candidatos compiten por el premio. Esta comunicación tendrá lugar antes de el 31 de julio.

4. Las visitas a las ciudades candidatas se realizarán preferentemente durante el mes de octubre.

5. Los ganadores serán anunciados oficialmente en la gala anual en Bruselas, en noviembre o diciembre.

Requisitos específicos para Comunidades/Ciudades/Municipios/Regiones para el artículo 15: En el caso de Comunidades-Isla/Ciudades/Pueblos/Regiones las fechas, no los pasos, son indicativas excepto la entrega de premios, que es común en todos los casos. En caso de duda, consulte con la secretaría de ACES los plazos específicos.

1. Un municipio podrá ser candidato a Capital Americana del Deporte siempre que cumpla alguno de los siguientes requisitos: Tener censados 500.000 o más habitantes o ser capital de país.

2. No podrán competir al galardón de Capital Americana del Deporte dos municipios del mismo país.

3. Un municipio podrá ser candidato a Ciudad Americana del Deporte si tiene censados entre 25000 y 499.999 habitantes.

4. Un municipio podrá ser candidato a Municipio Americano del Deporte si cuenta entre 1 y 24.999 habitantes censados.

5. Para optar al galardón de Comunidad Americana del Deporte deben unirse al menos tres municipios que por sus características sociales, culturales, económicas, geográficas, históricas o culturales tengan esa posibilidad.

6. Podrán optar al galardón de Región Americana del Deporte aquellas estructuras políticas unidas por razones de índole cultural, geográfico, económico, histórico o social.

1. Al menos un representante oficial del municipio candidato al galardón de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte deberá confirmar el conocimiento explícito y formal de este Reglamento mediante su adhesión al mismo.

2. La adhesión a este Reglamento implicará el cumplimiento de todos los apartados incluidos en el mismo, y su conocimiento del mismo quedará registrado mediante la firma del formulario incluido en el Anexo IV de este documento.

1. Las visitas a los municipios candidatos a ser galardonados como Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte dispondrán de un protocolo estandarizado para la visita, que incluye aspectos obligatorios y recomendables, desarrollado para que los miembros del Comité de Evaluación puedan tener conocimiento de todos los ámbitos deportivos de los municipios objeto de visita. Este protocolo se encuentra desarrollado en el Anexo I de este Reglamento.

2. Las visitas a las instalaciones se decidirán de manera conjunta entre ACES América y la organización de la candidatura. Por ello, ACES América decidirá, tras consultar a los miembros del Comité de Evaluación, tres instalaciones a visitar, siendo el resto de visitas decididas por la organización. Dicha comunicación se realizará con al menos un mes de antelación a la fecha programada de la visita.

Las ciudades candidatas a Capital Americana del Deporte y al resto de galardones deberán, como parte indispensable de su candidatura, entregar a ACES América un bid file o dossier en el que se dé respuesta a las preguntas establecidas en los criterios guía para la elaboración del bid file (ver anexo VI).

De cara a evitar posibles conflictos de interés entre los miembros del Comité de Evaluación (ver artículo 12 del presente Reglamento), la organización de las visitas de las ciudades candidatas evitará realizar regalos que pudieran comprometer la objetividad e independencia de éstos. Por ello, este Reglamento establece que el municipio organizador no podrá realizar regalos a miembros del Comité de Evaluación, exceptuando detalles considerados de cortesía institucional que no deben superar los 100 USD de valor.

El hotel y las comidas de la Comisión de Evaluación estarán cubiertos por las ciudades candidatas. Un máximo de 5 billetes de avión para miembros del Board serán igualmente cubiertos por la capital candidata. En el caso de las candidatas Ciudades/Municipios/regiones serán cubiertos un máximo de 3 billetes de avión.

1. Las ciudades candidatas a Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte que no resulten galardonadas podrán optar a presentarse nuevamente a ese mismo galardón a partir del año siguiente de presentar su primera candidatura.

2. Los municipios que por sus características demográficas puedan optar a más de un galardón, podrán presentar su candidatura siempre que lo deseen, teniendo presente que las candidaturas no pueden ser coincidentes en el tiempo, es decir, deberán presentarse en años diferentes.

3. Los municipios galardonados con el premio a la Capital / Región / Ciudad / Municipio Americana del Deporte no podrán presentar una nueva candidatura para recibir de nuevo esta distinción en un plazo mínimo de 10 años.

1. Las ciudades que deseen optar al galardón a Capital Americana del Deporte deberán aportar un fee de 12.000 EUROS o su equivalencia en USD a ACES América. Este fee deberá ser abonado con objeto de formalizar la candidatura antes del inicio de las visitas. Dicha cantidad podrá ser abonada por la Alcaldía o delegación correspondiente o a través de sponsors o patrocinadores quienes tendrán derecho a los beneficios señalados en el artículo 26 del presente Reglamento. Las candidatas a Ciudad Americana del deporte deberán abonar 2.500 EUR o equivalencia en USD y las candidatas a municipio Americano del deporte 1.000 EUR o equivalencia en USD. Las comunidades abonarán 1.000 EUR o su equivalencia en USD por municipio; aquellas de más de 500.000 habitantes abonarán 5.000 EUR o su equivalencia en USD. Las regiones deberán abonar en concepto de fee 12.000 EUR o equivalencia en USD si agrupan a más de 100 municipios y 6.000 EUR o equivalencia en USD si agrupan menos de 100 municipios.

2. Una vez iniciado el proceso de presentación de la candidatura, tras el envío de la carta del alcalde/sa a ACES América las ciudades se comprometen a completar el proceso que conlleva la presentación de la candidatura, que concluye con la visita de los miembros del Comité y la entrega, en su caso, de los galardones.

1. El galardón de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte será concedido tras la contabilización de las puntuaciones asignadas por los miembros del Comité de Evaluación a cada uno de los criterios de elegibilidad tras el proceso de votación realizado durante la visita. El artículo 5 del presente Reglamento hace referencia al procedimiento de votación, disponible en el Anexo II.

2. En caso de registrarse una diferencia igual o inferior a dos puntos y medio 2,5 (sobre 100) durante la evaluación de la candidatura tras la votación realizada por los miembros del Comité, y siempre que se dé cumplimiento al resto de condicionantes, la ciudad con la menor puntuación podrá obtener directamente el galardón de Capital Americana del Deporte para el año siguiente, siempre que exista unanimidad entre los miembros del Comité y con las posterior aprobación del Board (Consejo de Dirección) y la aceptación por parte de la ciudad afectada.

1. El nombramiento oficial de la Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte se producirá en la gala anual que tiene lugar cada año en la sede institucional que designe ACES anualmente.

2. A efectos organizativos, las ciudades candidatas al galardón de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte deberán ser informadas debidamente por ACES América, con una antelación mínima de dos semanas antes de la fecha de celebración de la gala oficial de entrega de galardones en la sede de la UNESCO / Parlamento Europeo o sede designada, del resultado del proceso de evaluación por parte de los respectivos Comités de Evaluación.

Las ciudades candidatas que no reciban el galardón de Capital Americana del Deporte serán debidamente informados de los motivos por los cuales no han sido premiados. ACES América entregará a los municipios que no resulten galardonados un documento en el que se les informe SOBRE LAS FORTALEZAS ENCONTRADAS Y LOS ASPECTOS DE REFLEXIÓN PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN DEL DEPORTE. El documento se enviará en el momento en que se les comunique de que no han recibido el galardón, es decir, como mínimo dos semanas antes de la gala oficial de entrega de galardones.

1. Las ciudades que sean distinguidas como Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte deberán asumir la responsabilidad que conlleve el reconocimiento. Los municipios galardonados se comprometen a dar cumplimiento al programa presentado durante la defensa de la candidatura a través de la realización de las acciones y actividades expuestas incluyendo, como mínimo, el compromiso de la realización de un congreso o competición de carácter internacional y a promocionar el deporte entre todos los estamentos de la sociedad con el objeto de plasmar de forma eficaz las diferentes vertientes de la política deportiva, como elemento de bienestar como herramienta de transformación social a través de las políticas públicas resaltando aspectos como la integración, equidad, igualdad y cohesión social asi como la colaboración privada, trabajando para que el deporte sea también motor de desarrollo económico y creación de empleo de las ciudades.

2. La obtención del galardón de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte conlleva también la obligación de elaborar una memoria de actividades al concluir el año del galardón. Dicha memoria deberá contener las actividades, eventos deportivos, el legado dejado como consecuencia del galardón y los principales cambios que hubieran tenido lugar en el municipio tras el año como Capital Americana del Deporte.

3. Los municipios galardonados tendrán la facultad, no obligación, de proponer un municipio candidato a los galardones de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americano del Deporte para el siguiente año disponible. El municipio propuesto deberá ser de un país diferente y cumplir los requisitos mínimos.

4. Los municipios candidatos, una vez sean declarados ganadores del título, se comprometen, en caso de recibir el galardón, a firmar un convenio de patrocinio con ACES por los derechos de imagen del premio. A través de dicho convenio se determinará una cantidad a abonar a ACES en función del tamaño del municipio, procediendo dicha cuantía exclusivamente de patrocinadores y partners nunca de la contaduría municipal. Estos patrocinadores/partners ubicarán su logo debajo de la marca CAPITAL / CIUDAD / MUNICIPIO / REGIÓN en todas las comunicaciones. Cada municipio decidirá que beneficios y/o contrapartidas ofrece a los diferentes patrocinadores tales como espacios publicitarios en centros deportivos, soportes publicitarios en la ciudad, soportes digitales, comunicaciones de diferente índole etc. Todas las campañas publicitarias deben ir vinculadas o hacer referencia al galardón concedido. Las cuantías señaladas deberán estar abonadas antes de el 31 de diciembre del año previo del desarrollo de la candidatura.

Cuantía de patrocinadores (derechos de imagen):

Asimismo, ACES América procederá, si lo estima adecuado la ciudad o municipio galardonado, a la comunicación del premio a través de partners/patrocinadores en espacios publicitarios cedidos por el municipio y que quedarán determinados en el contrato en base también a la categoría del premio obtenido sin perjuicio de las acciones promocionales que Aces desarrollará entre toda la red de ciudades Aces, portal de Internet, redes sociales, encuentro internacionales etc.

A través de este convenio se garantiza la promoción de los patrocinadores locales, se fomenta la internacionalización de los mismos y se da viabilidad al Plan de Actividad de ACES Europe y ACES América en base al proyecto de Buena Gobernanza desarrollado durante 2014 a petición de la Unión Europea según el acuerdo número EAC-2013-0379.

Para el desarrollo de la explotación los galardonados podrán ceder espacios apropiados para la publicidad de los eventos en diferentes sedes que pueden contribuir a explotación de la imagen de marca como Capital Americana del deporte u otros galardones.

No obstante si la entidad que reciba el título opta por el pago con recursos propios podrá hacerlo sin necesidad de firmar el convenio de patrocinio quedando a criterio discrecional de la misma el modelo de abono de dichos derechos de imagen, ya sea a través de recursos públicos o mediante aportaciones privadas

1. Establecimiento de una delegación de ACES América. La Capital Americana del Deporte podrá establecer una delegación de ACES América en su ciudad. Consistirá en la designación de un responsable, cuya misión será la promoción de candidaturas a los galardones de ACES América en los cuatro años siguientes, renovables automáticamente, así como formar parte de los Comités de Evaluación siempre que las circunstancias lo permitan. Y el Alcalde/sa de la Capital será automáticamente Presidente de Honor de ACES América durante un año, si lo considera oportuno.

2. Los municipios galardonados, en conformidad con los compromisos adquiridos con cada uno de sus sponsors individuales, se comprometen a reconocer también a los patrocinadores de ACES América, dándoles visibilidad en sus canales de comunicación, y a insertar sus logotipos y diseños gráficos en todos los materiales desarrollados asociados a la candidatura y al galardón.

1. En caso de detectarse el incumplimiento de la normativa incluida en este Reglamento por parte de una ciudad distinguida con el premio de Capital/Región/Ciudad/Municipio Americana del Deporte se procederá a la retirada del galardón y de toda mención al mismo en la documentación oficial e información de ACES América.

2. La entidad galardonada que incumpla deberá abonar una sanción de 40.000 € en el caso de Capital; 20.000 € en el de Comunidad-Isla y Ciudad; y 10.000 € en el de Municipio y Región (Estado/Provincia), importes libres de impuestos, conforme al cuadro del Anexo VIII.

3. Aquellas ciudades que no puedan acudir a la Ceremonia de Premios, deberán presentar por escrito causa justificada y necesitarán la aprobación del Comité de Arbitraje. En caso contrario, la no presencia en la Ceremonia sería lo mismo que renunciar al premio con la consiguiente sanción económica.

Para tener una red más activa con las antiguas ciudades premiadas, como opcional, existe la posibilidad de estar conectado y formar parte de la red con los nuevos miembros a través de:

1.- Recibiendo las últimas actualizaciones: congresos, actividades, concursos, convocatoria de propuestas de subvenciones.

2.- Derecho a seguir utilizando la etiqueta durante los próximos años.

Cuota Anual de:

• Municipios: 500€
• Ciudades y Comunidades/Islas/Regiones: 1.000€
• Capitales: 2.000€

*El reglamento es una traducción con adaptaciones terminológicas del reglamento oficial que se encuentra en https://aceseurope.eu